Иронично, управљање временом је проблем који погађа све, али нико нема времена да се бави. Ипак, вреди посветити мало пажње анализи како трошимо своје време и да ли је могуће да се боље организујемо. Управљање временом на послу како би било ефикасније је могуће, али проблем се мора активно решавати.
Нема сумње да време пролази. И што више времена прође а да се боље не организујемо, то више губимо, а са тим и енергије и могућности. Због тога је од суштинског значаја да анализирамо наш радни дан да бисмо разумели да ли су потребне промене .
21 савет да управљате временом на послу и будете ефикаснији
Управљање временом је сложено питање које се креће од повећања продуктивности до баланс између посла и породичног живота . Циљ је избећи сагоревање, створити добре навике и поставити дугорочне циљеве. Планирање и одређивање приоритета је тајна повратка контроле над нашим временом и нашим животима без обзира на наше занимање. . Јори МацКаи нуди 21 стратегију за боље управљање временом.
Разумевање где се наше време завршава
Управљање временом не значи бити ухваћен у анксиозности или страху да ћете га изгубити. Уместо тога, ради се о разумевању предности мудрије употребе како Мекеј објашњава. Из овога произилази прва група стратегија и савета:
1. Схватите да је управљање временом важно питање. Као што смо рекли, не ради се о страху од губљења времена, већ о разумевању предности правилног управљања.
2. Будите реални: колико посла заправо можете обавити за један дан? Можемо размишљати о времену једноставно као о ресурсу који нам је потребан у већим количинама, али имати више времена не значи нужно бити продуктивнији. Најбољи начин да га примените је да планирате на чему ћете радити и када.
3. Сазнајте где долази до цурења времена. Што више разумете ток радног дана, то ће више ваши напори утицати на целокупно управљање.
4. Поставите дневне циљеве и усвојите системе за праћење који вам помажу да разумете како користите своје време. Када имате општу визију, можете почети да мењате свој дан.
5. Креирајте мотивишућу јутарњу рутину. Добра рутина приликом буђења припрема нас за продуктиван радни дан: то је позитиван подстицај који нас прати до вечери.
6. Одбаците више задатака . Истраживања то потврђују: немогуће је да се људско биће концентрише на више од једног задатка истовремено. Ако приметите да губите концентрацију, зауставите се и запишите своје мисли пре него што се вратите главном задатку.
Дајте приоритет најважнијем делу посла и делегирајте остатак
Када схватимо куда иде наше време, треба да одлучимо чему да га посветимо (а чему не). Из тог разлога МацКаи нас саветује да:
7. Идентификујте хитан посао. Разумевање шта захтева хитну пажњу, а шта није важно или хитно помаже нам да поставимо промишљен календар.
8. Када одредите своје приоритете, будите категорични . Изаберите своје главне циљеве и фокусирајте се на њих.
9. Користите правило 30Кс да бисте делегирали неке задатке . То је правило Рорија Вејдена: потрошите 30 пута више времена које је потребно да се изврши задатак да бисте научили неког другог да то уради. Одвојите време да подучите другу особу, а затим делегирате, уштедеће нам 1100 минута годишње . Или како каже Ваден, повећање РОТИ-а од 733% (Ретурн он Тиме Инвестед).
10. Преузми реч не из свог речника . Према чланку који је објавио Универзитет у Чикагу, рекавши да то не радим уместо да то не могу да урадимо, можемо много лакше да се ослободимо нежељених обавеза.
Успоставите функционалан дневни распоред
Када се прве заврше
11. Поставите распореде а не рокове . Мекеј овде позајмљује савет од Јамес Цлеар . Уместо да јурите за роком (и да се осећате фрустрирано ако на крају не стигнете на време), поставите смислен циљ и дефинишите мапу пута.
12. Правите планове на основу времена, а не активности . Раздвојите изазовне задатке на сесије мерљивог трајања. Организовањем дана у делове времена уместо задатака можемо почети да управљамо нашим распоредом на основу познатог датума (или обавезе).
Календар је нешто коначно. Дан садржи само одређени број сати. Ова чињеница постаје јасна у тренутку када покушамо да уклопимо нереални број ствари у коначан простор.
-Петер Брегман-
13. Планирајте паузе и одморе. Треба нам времена да се одморимо и морамо прихватити да ће бити прекида. Не узети у обзир ово значи радити на хаотичан начин. Неочекивани догађаји постоје и наше тело нас упозорава када је време за паузу. Ако не оставимо маргину, одједном бисмо могли да видимо да наши планови пропадају.
14. Одвојите време произвођача од времена менаџера . Лако је испунити време рутинским задацима и не оставити довољно простора за смислен рад. Једна ствар је Уради други је управљати .
15. Групне активности током целе недеље. Групирајте сличне активности заједно и искористите замах који долази од започињања посла. Примените Њутнов први закон кретања на продуктивност: покретни објекат наставља своје кретање.
Користите простор да управљате временом на послу на мотивативнији начин
Календар и распоред нису једини алати за управљање временом које имамо. Мацкаи предлаже неке стратегије за употребу у канцеларији које могу утицати на начин на који радимо.
16. Испробајте метод кокице за откључавање времена. Промена локације радног места током дана може бити добар начин за одржавање мотивације и продуктивности. Ово је техника коју је предложио Јоел Рунион и функционише овако:
- Запишите све своје радне обавезе за тај дан на комад папира.
- Поделите ову листу на три једнака дела или лота (види тачку 15).
- Изаберите три различите станице за сваку радну групу.
17. Радите пратећи енергетски ритам свог тела. Организујте свој посао на најфункционалнији начин за вас. Не размишљајте само о управљању временом, већ и о енергије .
Заштитите своје време
Никада неће недостајати ситуација које ће покушати да вам заузму време. Време мора бити заштићено да би се избегло погрешно коришћење. Мацкаи нуди следећи савет.
18. Користите стратешку лењост да радите на правим стварима . Концепт стратешке лењости подразумева давање приоритета важним пословима и задацима и допуштање себи мало лењости за оне који су мање важни.
Ништа није мање продуктивно од ефикасног обављања онога што уопште не би требало да се ради.
-Петер Дракер-
19. Аутоматски браните своје време о којем се не може преговарати. Важно је осигурати да се рад који захтева концентрацију настави без проблема и прекида. У том циљу, неопходно је избегавати ометања. Постоје алатке које вам омогућавају да аутоматски комуницирате са другима када сте недоступни. Алтернативно, пронађите начин да кажете да сте фокусирани и да не желите да вас узнемиравају.
20. Користите метод Иви Лее да добро завршите дан. Ајви Ли препоручује једноставну дневну рутину у пет корака за максималну продуктивност.
- На крају сваког радног дана запишите шест најважнијих ствари које морате да решите следећег дана. Не пишите више од шест задатака.
- Распоредите ових шест ставки по важности.
- Следећег дана се фокусирајте на свој први посао. Завршите ово пре него што пређете на други.
- Наставите са остатком листе на исти начин. На крају дана, преместите недовршене задатке на листу за следећи дан.
- Понављајте овај процес сваког радног дана.
21. Не заборавите на предности слободног времена. Управљање временом није само рад. Да бисмо пронашли равнотежу у свом радном животу која нас одржава здравима и срећнима, морамо се сетити времена посвећеног одмору, разоноди и социјализација .
Боље управљање временом на послу: могући изазов
Управљати временом на послу и бити продуктивнији је изазов који је доступан свима . Међутим, треба да застанемо и размислимо шта радимо, како то радимо и шта заиста желимо да постигнемо. Радити не значи нужно радити или довршавати.
Стога, посветите потребно време да проучите своју рутину и промените распоред активности. Са овим индикацијама биће лакше организовати свој радни или студијски дан и постићи боље резултате.
